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Agenda du mois de novembre

Les 20 ans des Droits de l'Enfant

13 novembre : atelier "Bouge ton corps" à Toatea avec l'école de Teavaro

21 novembre : vendredi pédagogique avec les KKIDS 

26 novembre : réunion statutaire 

Composition du club

Présidente :      Eimeo                         Vice-Présidente: Vaiata

Secrétaire: Béline                         Secretaire adjointe: Fifi

Trésorière: Bélinda                    Trésorière adjointe: Madgie

Presidente Elec : Madgie

YCPO: Responsable: Lulu Assistée de Karine et Désirée

YS: Responsable: Vaiata Assistée de Madgie et Kulani

CS: Responsable: Fifi Assistée de Eimeo et Patricia

VHS: Responsable: Johanna Assistée de Lulu et Hortense

Relation Publique: Vaiata et Verly

Education kiwanienne: Kiki 

Protocole: Fifi

Webmaster et bulletin: O'ea

17h30 - Avec la Passation des pouvoirs, au Moorea Pearl Resort
*  

ORDRE DU JOUR - secrétaire, O'ea

 

1 Accueil et présence (O’ea 1’)

2 Bienvenue aux membres (Lulu 1’)

3 Invocation  (Lulu 3’)   

4 Désignation du shérif Judith (Lulu 1’)

5 Lecture des PV précédents et courrier  (O’ea 7’)

6 Bilan des présences de l’année en réunions statutaires (O’ea 2’)

7 Bilan des actions de l’année (O’ea 3’)

8 Bilan Financier (Belinda 20’)

9 Bilan Moral (Lulu 5’)

10 Projets d’actions et budget prévisionnel ( Responsables de Comités)

11 Education Kiwanienne Evaluation des talents d’un leader ship  (Kiki  5’)  

12 Désignations des Responsables de comités et assistants (Lulu 5’)

13  Passation de pouvoir  (Fifi 15’)   

14  Parole à la V- Présidente Lulu

15 Intervention du Shérif

16 Tour de table   ( 10’)

17 Anniversaire de Vaiata et Rosita                                       

18 Clôture de la séance

19 Buffet méridional


1 Accueil et présence

 

Il ya 13 présents et 7 absents,

2 invités.

2 Bienvenue aux membres

3 Invocation 

4 Désignation du shérif

Le shérif désigné est Judith : le port du pin's et des couleurs du club* (vert et blanc), l'écoute sans bavardage ni sonneries téléphoniques** et la ponctualité sont donc de rigueur. Coût s des amendes : 500 cfp.

* Lulu s’est proposé pour apporter des échantillons de tissus pareos vert et blanc afin que nous en choisissions un pour notre uniforme.

**Mettre son vini sur vibreur, sortir pour répondre au téléphone.

                                                           

5 Résumé des PV précédents et courrier éventuel – avec réajustement simultané indiqué en rouge

·        Bilan Convention - Récompenses du club Le club a reçu des écussons pour les 3 projets, pour la croissance et sa participation à la Convention  ainsi qu’un trophée pour le secrétariat et une coupe pour le site web.

·         Prochains Spectacle des clowns : Mardi  24 novembre : Spectacle prévu à Teavaro (financé par notre club : 55 000 cfp)

·        Projet KIWANIS ONE NIGHT Heifara doit s’informer auprès de Rahiti BUCHIN pour connaître le nom de l’intervenant sur le ciel polynésien dans les écoles de Moorea.

·        Vendredi pédagogique à Maharepa les 27 novembre – 11 décembre

Activités : soutien scolaire, devoirs, aide à la lecture, anglais.

11 DECEMBRE : Matinée festive. Besoin de jeu de lancer à commander à Bruno si possible. A la responsabilité de chaque équipe – de 2 kiwaniens- de penser à son atelier, à sa mise en place et son animation.  Les jeux de pétanque seront demandés à Patrick.

AUTRES ECOLES : à partir de janvier. En attente de la réponse de Maatea. A savoir que la secrétaire enverra une lettre officielle à l’école concernée qui s’occupera des autorisations parentales.

·         JOURNEE MONDIALE DU DROIT DE L’ENFANT A  Opunohu, juste après le premier pont  le 20 novembre 2009 : N° 3 – DROIT A LA VIE, sous les chapiteaux d’accueil. 3 ateliers : 1. Jeux : Fifi et Béline – 2. Maquillage : Mata et Juju  – 3. Coloriage de ribambelles Bélinda , Lulu.

Illustrations : posters divers d’enfants et de nouveaux nés polynésiens à demander au service de la santé . Matériel  commandé : 4 boites de maquillages auprès de Bruno. Logistique  fournie par la Commune : chapiteau, chaises, table, panneau 1m22 / 2m44.

Organisation : Chacun s’occupe d’aménager et décorer son stand ainsi que de prévoir son matériel.                 7H : préparation matérielle - 7H30 : Accueil des cycles 3 - 9H30 : Accueil des collégiens             10H45 : Départ des cycles 3 - 12H : Départ des collégiens

·        Demande de livres de Teavaro. Après réception de la liste de livres demandés par Jean-Louis, maître de CM1 à Teavaro, le club lui octroiera l’aide qu’il pourra. -> Fifi se propose pour faire l’achat des livres  et Bélinda lui donne un chèque de 30 000 cfp.

·        Film de Mata : Mata a proposé de réaliser des films de sensibilisation (3 à 5mn) et institutionnel (30 s) sponsorisés par de grandes entreprises (Nestlé etc…). Avis à tous pour la recherche de subventions !!!

·        Visite du gouverneur  Clinton GREEN à Moorea en novembre:

Le vendredi 20, le matin : action à Opunohu : atelier Droit à la vie

Le mardi 24 novembre, le matin : Spectacle Nani et Pepita  -

Le mardi au soir, 17h30 : réunion statutaire chez Lulu (repas partagé)

avec l’intronisation de Heifara NAHEI. Kiki sera sa marraine et LTG Kiki propose d’envoyer le calendrier par mail.

 

6. Bilan des présences de l’année en statutaires (cf.polycop distribué)

 

7. Bilan des actions de l’année (cf. polycop en pièce jointe)

Félicitations aux membres du club qui ont fait beaucoup d’actions sponsorisés (qu’ils ont payé de leur poche). Il leur est rappelé de communiquer ses actions à la secrétaire afin qu’elles soient consignées et (beaucoup de bonnes actions ne le sont pas).

Les actions communes du club pourraient être plus nombreuses, surtout chez les YCPO. Lulu explique qu’elle a formé du personnel de l’hôpital pour le suivi des mamans mais que depuis qu’elle est à la retraite, elle ne peut plus intervenir comme auparavant, elle  n’a plus de contact et elle est très occupée avec le comité VHS où elle seconde Johanna en congé maladie.

L’évaluation annuelle du club est distribuée, elle sera remplie anonymement par chacun chez soi et récupérée lors de la prochaine réunion pour analyse.

 

8. Bilan Financier (cf.polycop distribué)

 

9. Bilan Moral : Lulu félicite le club pour toutes les actions faites ainsi que la secrétaire pour les trophées reçus.

10.  Projets d’actions et budget prévisionnel :

COMITE JEUNESSE : L’action Noël pour les enfants sera faite le vendredi 11 décembre lors de la matinée festive à l’école de Maharepa.

 

Journée des droits de l’Enfant (20 novembre)

Gouters pour les journées pédagogiques

Sortie soirée du planetarium (mars)

Matériel pédagogique divers

Parrainage de 2 enfants à la Saga Painapo

TOTAL

20 000 CFP

20 000 CFP

80 000 CFP

100 000 CFP

60 000 CFP

280 000 CFP

 

COMITE COMMUNAUTE

 

Novembre

le 24,Teavaro

 

Décembre

 

 

Janvier  2010

 

Février

 

Mars

 

Avril

 

 

Mai

 

Juin , le 5

 

Juillet

 

Août

 

Septembre

Journée Internationale des droits de l’enfant

Etre en bonne santé avec Nani et Pepita

 

 

Noël des handicapés

Journée récréative à Maharepa

 

Semaine mondiale du Kiwanis

Collecte de livres, de jeux et de vêtements

 

Découverte des étoiles « Kiwanis one night » (si planetarium disponible).

 

Collecte de livres, de jeux et de vêtements.

 

Journée mondiale du KI Tournoi d’activités sportives adaptées aux pers. handicapées.

 

 

Rencontre avec les enfants d SOS Village

 

Jour Environnement arbres à planter (école)

 

Parrainage  2 enfants handicapés à la Saga

 

Remise de cartables à 15 enfants de 6ème.

 

Remise de dictionnaires aux 15 enfants les plus méritants.

30 000 CFP

55 000 CFP

 

 

100 000 CFP

30 000 CFP

 

 

25 000 CFP

 

 

 

50 000 CFP

 

 

50 000 CFP

 

15 000 CFP

 

100 000 CFP

 

45 000 CFP

 

45 000 CFP

 

TOTAL

545 000 CFP

COMITE VHS : Aucun budget ne sera engagé dans ce comité qui veut qu’un maximum d’argent bénéficie aux enfants. Leur travail est essentiellement axé sur le soutien moral et physique des personnes, et des matahiapo : service de courses alimentaires ou autres, aide pour le médecin, activités physiques les vendredis.

 

COMITE YCPO : en attente d’un nouveau responsable (cf. ci après)

 

11.  Education Kiwanienne Evaluation des talents d’un leader ship 

Le LTG Kiki présente le tableau à remplir chez soi pour une auto évaluation  (cf. polycop distribué)

 

12 Désignations des Responsables de comités et assistants. Lulu demande à Judith d’accepter la direction du comité YCPO.  Il sera demandé à  Sophie et/ou Tautiti (mère de 2 enfants en bas âge) si elles veulent bien l’assister. Les projets d’actions et le budget prévisionnel de ce comité sera donc fait prochainement.

 

13  Passation de pouvoir 

Nouveaux directeurs de Comités

-         Judith , Directrice du comité YCPO, assistée de ?

-         Vaiata, Directrice du comité YS, assistée de Rosita et Tautiti ( ?)

-         Fifi , Directrice du comité CS, assistée de Thérèse

-         Lulu, Directrice du comité VHS , assistée de Johanna

-         Fifi, au protocole

-         Marcelle, Directrice du comité Relation Publique

-         Yannick, Directeur du comité Bulletin

-         Belinda Helme et Béline, responsables des récoltes de fonds 

Secrétaire  O’ea

Trésorière Belinda

La vice-présidente  Lucienne

Présidente élect O’ea

Président  Italo

Il est demandé aux membres du bureau de lever la main droite et de promettre sur leur honneur de s’acquitter des fonctions du poste auquel ils ont été élus, au mieux de leur capacité et de leur discernement, conformément aux statuts du club. « Que tous les gestes que vous poserez soient dictés par les objectifs du Kiwanis (rappel des 6 objectifs) ».

 

14 Parole à la V- Présidente Lulu qui félicite tous les officiers et les encourage dans leur fonction.

 

15 Intervention du Shérif : Judith intervient pour faire payer les amendes aux membres qui ont discuté ou qui n’étaient pas en tenue. Elle récolte        2 500 CFP qu’elle remet à la trésorière.

 

12 Tour de table 

O’ea demande à Yanick de bien vouloir la remplacer au secrétariat lors de la statutaire du 24 novembre. Yanick accepte et note la date.

Bélinda : le club est à jour pour ses cotisations pour le LTG pour 2009/2010, un chèque de 100 000 CFP a été remis à Kiki. Certains membres doivent encore payer leur tissu de Convention.

Rosita : Soutien financier et moral de la famille du bébé Helday, elle a aidé la mère pour sa réinscription au Collège d’Afareaitu.

Moana : communiqué des actions YCPO du club de Ibertia : aide aux enfants cancéreux, concours du plus beau bébé.

Thérèse : demande à pouvoir recevoir des appels pendant les réunions pour cause de maladie (diabète).

Yanick : annonce la sortie du bulletin le mois prochain, il incite à trouver des actions plus conviviales et de parler plus du club, qu’il puisse se démarquer des autres clubs ou associations, il pense à monter une chorale.

Vaiata : propose une levée de fond le 14 février pour la St Valentin.

Kiki : rappelle le souhait du président de faire une chasse au trésor.

 

La séance  commencée à 18h  est levée à 19h 45.

Les membres  ont ensuite savouré le buffet méridional du restaurant de l’hôtel.
                                                                                 ***********

Document joint ci-dessous EVALUATION ANNUELLE DU CLUB

Performance du club Activité et Administration        
Très mauvais  Excellent                
1    2         3   4     5  Un ordre du jour avec horaires précis est observé lors de chaque réunion
1    2         3   4     5  Les membres ont la possibibité de participer aux réunions de club
1    2         3   4     5  Le contenu des réunions de club est interressant
1    2         3   4     5  Les comités de club sont efficaces
1    2         3   4     5  La communication entre les dirigeants est fructueuse
      Satisfaction et maintien des effectifs      
1    2         3   4     5  Les dirigeants de club sollicitent la participation de chacun des membres
1    2         3   4     5  Le club est ouvert à de nouvelles idées pour faire augmenter les effectifs
1    2         3   4     5  Les activités du club surpassent mes attentes
1    2         3   4     5  Mon adhésion m'est précieuse
1    2         3   4     5  Les dirigeants du club savent quels sont les besoins actuels du club
  Gestion des effectifs          
1    2         3   4     5  Accroitre les effectifs est une priorité constante du club
1    2         3   4     5  Les cotisations sont raisonnables
1    2         3   4     5  Le club incite des gens de divers horizons à s'adhérer
1    2         3   4     5  Les nouveaux membres ont des attentes réalistes vis-à-vis de leur engagement
  Service et collecte de fond
1    2         3   4     5  Les projets de service du club s'harmonisent avec les besoins de la communauté
1    2         3   4     5  Les projets de service du club sont adaptés aux intérêts des membres
1    2         3   4     5  Le club organise de bonnes activités de collecte de fonds auxquelles le public participe
      Marketing et relations publiques        
1    2         3   4     5  Le club bénéficie d'une grande visibilité et son nom est connu dans la communauté
1    2         3   4     5  Le public en général sait ce que fait notre club
1    2         3   4     5  Les membres peuvent expliquer ce qu'est le Kiwanis et quel est l'objectif de l'organisation
1    2         3   4     5  Nos projets sont souvent mentionnés dans la presse
1    2         3   4     5  lLs membres s'y connaissent en matière de projets de service et de collecte de fonds
      Généralités            
1   2 3   4     5  Le leu de réunion convient à la majorité des membres
1    2   3   4     5  L'heure de réunion convient à la majorité des membres